Umijeće komunikacije u HR-u: 4 ključna savjeta za uspjeh

U svijetu ljudskih resursa, komunikacija je ključ svega. HR profesionalci svakodnevno razgovaraju s menadžerima, zaposlenicima i kandidatima, a od načina na koji to rade ovisi uspjeh cijele organizacije. Jasna, učinkovita i empatična komunikacija može biti razlika između zadovoljnih zaposlenika i loše radne atmosfere. No, kako je usavršiti?

Ako vam se ponekad čini da vas ljudi ne razumiju ili osjetite nesigurnost prilikom važnih razgovora, ne brinite – to je vještina koju možete izbrusiti. Donosimo vam četiri savjeta kako postati pravi majstor komunikacije u HR-u.

1. Prilagodite komunikaciju svojoj publici

Ne razgovarate isto s direktorom i zaposlenikom u proizvodnji, zar ne? Ključ dobre komunikacije je razumjeti kome se obraćate. Razmislite o radnoj ulozi, razini iskustva, pa čak i osobnim preferencijama osobe s kojom razgovarate.

Dok menadžment želi strateške informacije i brojke, operativni zaposlenici trebaju konkretne smjernice za svakodnevni rad. Postavite si tri pitanja prije nego što nešto komunicirate:

Kome to govorim?
Što ta osoba treba znati?
Koju reakciju ili radnju očekujem?

Prilagodite ton, stil i format poruke. Ponekad je mail dovoljan, ali ponekad je potreban osobni razgovor ili video poziv kako biste osigurali da poruka bude jasno shvaćena.

2. Odaberite pravi kanal komunikacije

U današnje vrijeme postoji bezbroj načina za komunikaciju – od e-mailova i internih platformi do sastanaka i poruka. No, nije svaki kanal prikladan za svaku situaciju.

Ako zaposlenici rade u uredu, intranet ili interni bilteni mogu biti dobar izbor. Ako su na terenu, bolje je koristiti mobilne aplikacije ili kratke sastanke. Za važne i osjetljive teme, uvijek je najbolje razgovarati u četiri oka ili barem putem video poziva.

I ne zaboravite – vrijeme je jednako važno kao i kanal. Pravi trenutak može značiti razliku između poruke koja će biti ozbiljno shvaćena i one koja će biti zanemarena.

3. Ostanite profesionalni, ali ljudski

HR se svakodnevno susreće s osjetljivim temama – od nesporazuma na poslu do teških razgovora o otkazima. U takvim trenucima ključno je zadržati smirenost, empatiju i profesionalnost.

Umjesto stroge opomene ili neizravnih prijetnji, bolje je usmjeriti se na rješenje problema. Stručnjaci savjetuju da je dugoročno mnogo učinkovitije graditi otvorenu i podražavajuću komunikaciju nego izazivati strah i nesigurnost.

Ljudi će se uvijek bolje osjećati u razgovoru s nekim tko ih zaista sluša i razumije. Stoga vježbajte aktivno slušanje, postavljajte prava pitanja i pokažite da vam je stalo.

• Previše emocija se ne isplati – čak ni u prijateljskim razgovorima, a kamoli u profesionalnom okruženju.
• Čak i način na koji nekoga pozovete na razgovor može napraviti razliku. Umjesto da kažete: "Dođite sutra u moj ured u 10, moramo razgovarati!", možete reći: "Trebamo proći kroz nekoliko stvari. Kada bi vam odgovaralo?"
• A kada se radi o pitanjima učinka, bolje je reći: "Ovaj kvartal vaš tim se malo mučio. Prođimo zajedno kroz plan poboljšanja i dogovorimo sljedeće korake." Umjesto: "Performanse vašeg tima su bile katastrofalne posljednjih nekoliko mjeseci. Što se dogodilo? Možete li to objasniti?"

4. Učite i razvijajte svoje komunikacijske vještine

Kao i svaka druga vještina, i komunikacija se može poboljšati. Pratite nove trendove, sudjelujte na edukacijama i tražite povratne informacije od kolega i zaposlenika.

Dobar HR profesionalac nikada ne prestaje učiti – jer svaka situacija donosi novu lekciju.

S boljom komunikacijom dolazi bolja radna atmosfera, angažiraniji zaposlenici i jača organizacijska kultura. A to je u konačnici ono čemu svaki HR tim teži.

Izvor: Alma Career